TIMEBASE^® 4

Die elektronische Verordnung (EVO) bringt ärztliche Anordnungen direkt in den Klinikprozess ein. EVO ist der Anfang einer Vielzahl von Tätigkeiten und bildet den gesamten medizinischen Kernprozess ab: anordnen, planen, durchführen, dokumentieren und rückmelden. Durch den letzten Punkt bleibt der Prozess nicht linear, sondern wird zu einem geschlossenen Regelkreis.

Ärztliche Anordnungen werden in ganz unterschiedlichen Arbeitssituationen getroffen. EVO ist entsprechend flexibel und integriert sich nahtlos in den Klinikalltag: mobil auf dem Tablet, stationär am Arbeitsplatz, als KIS-Plug-in oder direkt im TIMEBASE® 4 Leitstand.

Ob Erstverordnung oder Folgeverordnung – das System erleichtert die ärztliche Steuerung, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Ähnlich wie auf Flughäfen herrscht auch auf den Fluren einer Klinik ein ständiges Kommen und Gehen von Leuten. Als Orientierung am Flughafen dienen große Departures Screens. Das übertragen wir auf den Klinikalltag, um die Patientenströme zu lenken.

Die TIMEBASE® 4 kennt alle Behandlungstermine einer Klinik. Aus diesen Terminen stellt DEP ein Departures Dashboard zusammen, auf dem alle Behandlungs-Starts der nächsten Zeit stets aktuell angezeigt werden. Patienten sehen auf einen Blick, wann und wo sie sich als Nächstes einfinden müssen.

Die Anzeige kann auf großen Bildschirmen an zentralen Klinikpunkten wie Rezeptionen oder Stationen erfolgen. Als TBWA Modul kann Departures auch an jedem Arbeitsplatz nebenbei im Browser laufen oder mobil auf einem Tablet oder in einem KIS-PlugIn.

Der TerminTimer (TETI) unterstützt Behandler bei der präzisen und lückenlosen Steuerung ihrer Behandlungstermine. Sobald ein Termin startet, checkt TETI den Patienten automatisch ein oder registriert ihn als „no show“.

Das Modul funktioniert wie ein intelligenter Timer, der die gesamte Sitzung begleitet. Während der Timer läuft, zeigt TETI relevante Patienteninformationen an – für schnelle Orientierung und eine verbesserte Dokumentation. Am Ende der Sitzung ertönt ein sympathischer Signalton und TETI springt in die Leistungserfassung – wo im besten Falle nur die Durchführung der Leistung bestätigt werden muss. Damit gilt der Patient als „ausgecheckt“ und der Termin ist beendet.

Auch bei Gruppenterminen behält TETI den Überblick: Anstelle einzelner Patientennamen zeigt das System die Gruppengröße und ggf. die Kursus-Nummer an.

Um finanziell effizient zur arbeiten, müssen Kliniken erbrachte Leistungen am Patienten vollständig dokumentieren und abrechnen. Doch in der Praxis zeigt sich ein Problem: Behandler verbringen lieber Zeit am Patienten, als umständlich und zeitaufwendig Leistungen zu dokumentieren.

Genau hier setzt das LEE Board an. Es wurde entwickelt, um die Leistungserfassung so einfach und intuitiv wie möglich zu machen. Statt komplizierter Eingabemasken nutzt das LEE Board die Einfachheit eines KANBAN Boards: Geplante Therapieeinheiten erscheinen als digitale Karten, die per Drag-and-Drop in die passenden Kategorien verschoben werden – etwa „Termin ausgefallen“, „Termin hat stattgefunden“ oder „Zusatzleistung wurde erbracht“.

Dieses System ermöglicht eine fehlerfreie, schnelle und mobile Dokumentation direkt während der Arbeit – ganz einfach per Tablet.

Der TIMEBASE® 4 Leitstand ist die zentrale Schaltzentrale für den operativen Klinikbetrieb. Für alle Windows Systeme funktioniert er wie ein Betriebssystem, das alle relevanten Programme und Funktionen in einer klar strukturierten Arbeitsoberfläche bündelt.

Anwender erhalten einen individuellen Desktop, auf dem alle Apps als Kacheln angeordnet sind – intuitiv bedienbar und flexibel anpassbar. Ab Werk gibt es mehrere vorkonfigurierte Standard-Workspaces, Kliniken und einzelne Nutzer können aber auch eigene Workspaces konfigurieren, indem sie Module hinzufügen oder entfernen. Für die Gestaltung der Workspaces steht ein umfangreicher Baukasten an Boxlets, unseren digitalen Bausteinen, zur Verfügung.

Der Leitstand teilt sich in zwei Bereiche: Brücke und Maschinenraum.

Die Brücke

Die Brücke ist der „öffentliche“ Bereich, auf dem – ähnlich wie auf der Brücke eines Schiffes – die operativen Steuerelemente der Klinik versammelt sind.

Jedes Element sieht aus wie eine Kachel und hinter jedem dieser Instrumente liegt eine App – oder in der Diktion der TIMEBASE® 4 – ein Workspace.

Die werkseitigen Workspaces tragen Namen wie VerordnungsManager, Disponent, KursusManager und Jedermann.

Der Maschinenraum

Der Maschinenraum ist die technische Basis. Die Programme hier sind unverzichtbar für die digitale Führung einer Klinik. Die Grunddaten enthalten etwa fünfzig Datentypen, dazu gibt es einen Kompetenzeditor, eine Benutzerverwaltung und vieles mehr.

Der Goldplan ist das Herz des TIMEBASE® 4 Leitstandes und das praktische Allround-Arbeitsgerät für Mitarbeiter, Teamleiter und Disponenten. Je nach Arbeitskontext erscheint der gleiche Goldplan dem Anwender als sehr einfach (Workspace „Jedermann“) oder als eher komplex (Workspace „Disponent“) und erweist sich im Alltag als digitales Chamäleon.

Das Goldplan bringt eine synoptische Darstellung der Leistungstermine von …

• Patienten und Patientengruppen
• Mitarbeitern und Teams
• Arbeitsplätzen und Arbeitsbereichen
• Geräten und Geräteclustern

… und zwar in jeder beliebigen Mischung.

Innerhalb eines Workspaces lassen sich Behandlungs-, Dienst-, Arbeits- und Belegungspläne in jeder Kombination und für beliebige Zeiträume anzeigen – selbst mit Lücken, falls erforderlich. Zusätzlich sorgt ein Header-Bereich für eine kompakte Übersicht über relevante Kennzahlen, wie etwa die aufgelaufenen Therapieminuten einer Leitlinie.

Um neue Termine zu vergeben, unterstützt der Goldplan mit sinnvollen Vorschlägen für Zeitpunkt und konkreter Ressourcenausstattung einzelner Leistungstermine. Die Vorschläge sind immer qualifiziert und beachten die unterschiedliche Binnenstruktur der Leistungstermine. Strukturell ganz unterschiedliche Beispiele sind

• eine komplexe, ressourcenintensive OP
• eine verhaltenstherapeutische Gesprächsgruppe
• ein therapeutisches Einzeltraining
• ein Labortermin
• eine spontane interne Team-Konferenz
• die freie Nutzung eines Fitnessbereiches in Corona Zeiten

Durch die Integration mit weiteren Boxlets innerhalb eines Workspaces lassen sich zusätzlich medizinische Arbeitsanweisungen, Leitlinieninformationen, Verlaufsberichte oder Nachrichten aus dem klinikinternen Messenger in die Planung einbeziehen. Auch die Dienstplanebene von Mitarbeitern sowie die technische Verfügbarkeit von Räumen und Geräten können eingeblendet werden.

Neben der strukturierten Planung bietet der Goldplan eine Reihe von automatisierten Helfern, die den Alltag in der Klinik effizienter gestalten:

• Ausfall-Manager: Unterstützt beim schnellen Umgang mit morgendlichen Krankmeldungen durch eine visuelle Darstellung der Alternativen und regelbasierte Vorschläge zur Neubelegung.
• Gruppen-Verschiebemanager: Erleichtert die Planung von Gruppenverlegungen, besonders bei komplexen therapeutischen Einheiten.
• Interaktive Warteliste des Kursus-Managers: Erleichtert die Verwaltung von geschlossenen Therapiegruppen.
• Patienten-Umbau-Manager (PUMA): Ermöglicht einfache Anpassungen von Patientenaufenthalten – ob Verkürzungen, Verlängerungen oder Verlegungen, immer unter Berücksichtigung der geplanten Behandlungsstruktur.

In einer Klinik müssen täglich hunderte bis tausende Termine geplant und koordiniert werden. Die Qualität einer Klinik zeigt sich auch darin, wie gut das Management jeden einzelnen Termins gelingt. Zur Bewältigung dieser Aufgabe braucht man entweder ein großes Disponenten-Team oder eine automatische Planung.

Das Modul AUTO ist ein besonderer Bereich im TIMEBASE® 4 Server und erzeugt vollautomatisch Leistungstermine für einen, mehrere oder alle Patienten eines Hauses.

Die automatische Planung ist im einfachsten Fall ein Helferlein im Goldplan mit den Namen autotimer. Der autotimer sorgt automatisch für eine effiziente, ressourcengerechte Terminvergabe.

Als integriertes Modul in TIMEBASE® 4 plant der autotimer offene Leistungen direkt im Goldplan und optimiert Termine durch eine permanente Simulation. Das System ist multiuserfähig, sodass mehrere Nutzer gleichzeitig damit arbeiten können, ohne Ressourcenkonflikte zu erzeugen.

Die automatische Planung kann im Hintergrund für viele Patienten erfolgen oder direkt am Arbeitsplatz zur schnellen Verplanung einzelner Termine genutzt werden.

Eine präzise Kliniksteuerung erfordert eine tägliche Ergebniskontrolle. Der Tagesabschluss stellt sicher, dass alle erbrachten Leistungen am Ende eines Tages vollständig und strukturiert erfasst sind.

Das Modul DAILY listet automatisch sämtliche Leistungen eines Tages auf und berechnet zugehörige Summenwerte. Je nach Bedarf können sowohl detaillierte Einzeltermine als auch aggregierte Gesamtwerte dargestellt werden. Neben Anzahl und Dauer der Leistungen werden auch kalkulatorische Preise sowie der durchschnittliche Wert pro Patient berechnet.

Durch das integrierte Rechtesystem lassen sich die Daten gezielt für verschiedene Abteilungen und Nutzergruppen freigeben.

Die Einhaltung medizinischer Leitlinien ist ein entscheidender Faktor für die Beurteilung und wirtschaftliche Situation einer Klinik. Das Modul DAILY.QLL bietet eine tägliche Übersicht über den aktuellen Stand der Leitlinienerfüllung und hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Besonders Leitlinien mit klar definierten Leistungsvorgaben, wie das 300-Minuten-Controlling, erfordern eine präzise Überwachung.

Das System erfasst automatisch den Gesamtstand aller Leitlinien und zeigt die Differenz zwischen „verordneten“ und „eingeplanten“ Leistungen. Zusätzlich werden die bisherigen und noch erforderlichen Leistungseinheiten sowie die benötigten Ressourcen in Mitarbeiterstunden dargestellt. Auch die aufgelaufenen und geplanten Kosten werden auf Basis der Verrechnungspreise berechnet.

Auf Patientenebene ermöglicht DAILY.QLL eine detaillierte Ansicht, die zeigt, wie weit ein Patient innerhalb einer Leitlinie ist und welche Maßnahmen noch erforderlich sind. Diese Detailseite kann direkt in den Goldplan integriert werden, um Planungsanpassungen in Echtzeit vorzunehmen.

Eine effiziente und sichere Kommunikation ist essenziell für den reibungslosen Ablauf in einer Klinik. Digitale Werkzeuge sind dabei unverzichtbar, doch herkömmliche Messenger wie WhatsApp entsprechen nicht den Datenschutzanforderungen im medizinischen Umfeld. PatChat® schließt diese Lücke und bietet eine DSGVO-konforme Alternative für die klinikinterne Kommunikation.

PatChat® ist vollständig in die TIMEBASE® 4 integriert und ermöglicht den sicheren Austausch zwischen Therapeuten, Ärzten, Verwaltung und Disposition – unabhängig vom genutzten Endgerät. Ob als KIS-Plug-in, Tablet-App oder über den Leitstand, das System sorgt für nahtlose Vernetzung in allen Arbeitsbereichen.

Funktionen wie Adressbuch, Favoriten, Emojis und Profilbilder machen PatChat® ebenso benutzerfreundlich wie gängige Messenger-Apps. Die Benutzerverwaltung erfolgt über das Rechtesystem der TIMEBASE® 4, wodurch der Zugriff gezielt gesteuert werden kann.